MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos, que describe en su secuencia lógica distintas actividades en que se componen cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quien, como, donde, cuando y para que hay que realizarse.

Se debe realizar las siguientes preguntas a la hora de realizar el manual de procedimientos.

¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Las técnicas que usualmente se utilizan para recolectar la información son:

Entrevista directa
Investigación documental
Observación

Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

En el se debe resolver las siguientes preguntas para llevar acabo un buen manual de procedimiento:

¿Que trabajo se hace?: Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.
¿Quien lo hace?: Son las unidades que intervienen en el proceso
¿Cómo se hace?: Es la secuencia de las actividades
¿Cuándo se hace?: Tiempo con que se hace
¿Dónde se hace?: Lugar, la ubicación
¿Por qué se hace?: Justificación

Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar la técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación:

Eliminar
Combinar
Cambiar
Mejorar
Mantener

Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:

Logotipo de la dependencia.
Nombre de la dependencia.
Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.
Título del Manual de Procedimientos.
Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual.

Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular de la Dependencia.

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.

El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.